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一场会一人一本是个误区：新本按人数与流转算，归档本按部门与会议频次算，胶装本给例会、螺旋本给项目、活页本给长期计划、皮面本给外部拜访。
本册的配法里有个常见误区：按“一场会一人一本”乘下去，算出来的量吓死人， 实际发下去又剩一堆。原因是多数人开会用的是自己那本反复翻的本子，不是每场会领一本新的。 把本册拆成“新本”和“归档本”两类分开算，数量立刻就正常了。
| 新本 | 发给个人用的，按人数与更换周期算。一个文职岗通常同时有一本随身本和一本工位本， 一季度换 1–2 本；新人入职、外来参会者另算。 |
|---|---|
| 归档本 | 会议纪要、项目记录这类要留存进档案的，按部门与会议频次算， 一本写完入一档，与卷宗编号对应。 |
新本：20 人 × 一季度 1.5 本 ≈ 30 本，加上新人备用 10 本，共 40 本。 A5 胶装本是 10 本装，也就是 4 包。
归档本：4 个部门，每部门一个月 1 本会议纪要本，一季度 12 本； 项目型部门再加 1 本/项目。A4 螺旋本是 6 本/包，12 本就是 2 包。
活页本：管理层 4 人，一季度配 4 本夹子 + 一包替芯，之后只补替芯。
皮面本：外勤与拜访岗 6 人，按半年一本算，一季度配 3 本。
合计一季度约 4 包胶装本、2 包螺旋本、4 本活页本加替芯、3 本皮面本—— 这个数字比“一场会一人一本”算出来的少一个数量级，也更接近真实消耗。
季度末、年度总结、审计期、投标期这几个时段会议密度会翻倍，本册消耗跟着涨。 建议按基准量配货，另留 20% 的机动量放在行政手里，临时加会时从机动里出，别再走一次采购流程。
会议纪要本写完，按“年份-部门-序号”编号进档案盒，与卷宗编号规则保持一致， 这样查某一次会议的记录时，先从卷宗目录找到编号，再抽出对应的本子就行。 用 A4 螺旋本的好处就在这里：幅面和档案盒一致，不用折叠也不用另装袋。
胶装本不适合长期翻找，写完归档的尽量用螺旋本；活页本的铁夹要选夹力紧的， 松夹的本子翻几次纸就掉了；皮面本的内页通常是横线或空白两种， 纪要类选横线、贴材料的选空白，混着买容易浪费。