20 人办公室一个季度用多少复印纸：从岗位算起的一笔账

复印纸是办公室里唯一按箱消耗的东西，配少了中间断顿，配多了占地方还受潮。常见问题不是买贵了，而是算错了量： 按“20 人”一平均，结果前两个月就见底。这篇把口径摊开算一遍，你可以照着换成自己公司的人数。

先给结论

20 人、以文职为主的办公室，A4/70g 复印纸一个季度大约 6–8 箱（5 包/箱、500 张/包）； 如果里面有财务、标书、合同这类打印量大的岗位，往上加到 10–12 箱。 开了双面打印默认项的，可以在这个数上打七折。

算法：人均月用量 × 人数 × 月数

取中位口径，一个文职岗一个月 250–500 张，中位 350 张。20 人 × 350 张 × 3 个月 = 21000 张， 折合 42 包，也就是 8.4 箱。这个数字看着吓人，但它是“全员都是文职”的假设。 真实办公室里有一半人一个月打不了 100 张，所以按岗位分档才准。

把人数按这四档拆开，各自乘人数再相加，出来的数比平均法靠谱得多。 比如 20 人里有 14 个文职、3 个财务、2 个标书、1 个外勤， 一季度就是（14×350 + 3×1200 + 2×1200 + 1×150）× 3 = 约 36450 张，约 15 箱—— 这个数和“平均法”算出来的 8 箱差了近一倍。

三个会让用量失控的地方

单面打印。双面默认能省 30%–40%，是见效最快的一招，机器支持双面打印单元的务必打开。 打错重打。标书和合同类材料改一版重打一次，一次就是几百张，建议先用电子版审完再出纸。 废纸不二次利用。单面用过的纸背面可以打内部草稿，一个季度能省下一箱。

配货建议

• 首次合作不要一次配满一季度，先按 3 箱起订，看一个月的实际消耗再定季度基数。
• A4 和 A3 分开备：A3 用得少但缺了就抓瞎，一个部门常备 1 箱。
• 彩色纸（桔红 80g）一包能用很久，主要用于区分部门、作废标识或归档分隔，一包够一个季度。
• 铜版纸 250g 按封面需求少量备，一包 100 张左右的用量能撑很久，不要按箱进。
• 多联电脑打印纸（241-4 四层）只在有针式打印机、要开多联单据时才备，按箱进，一个月一箱通常够。

存放：纸最怕的不是压，是潮

整箱纸要垫高平放，离地 10 厘米以上、离墙留缝，不要立着靠墙。 广州回南天湿度大，受潮的纸进纸时会一次带起好几张，现场看起来像机器坏了，其实是纸的问题。 拆包后没用完的，用原包装纸包回去，不要敞着放。一箱 5 包约 12.5 公斤，搬的时候别单手拎箱角。