配单咨询 / 批量询价 · 13570428613
需求登记 → 规格确认 → 书面报价 → 确认数量 → 备货配送 → 签收对账
把要配的东西说清楚就能开始：可以是配单清单页生成的清单文本，也可以是一通电话、一封邮件。登记时要给的信息是：公司名称、联系人和电话、大致的品类和数量、配送地址。品类拿不准没关系，说清楚办公多少人、都有什么岗位、上一季度用了多少，我们按口径给你一份建议量，再让你改。登记后当天会给回一个确认电话或回邮，确认信息没漏项。
这一环节把模糊需求变成具体规格：复印纸定幅面和克重（A4 还是 A3、70g 还是 80g），笔定笔径和颜色，档案盒定厚度和尺寸，耗材定机器型号和容量。常备清单里的规格直接对号；清单里没有的，我们先确认能不能配、要等多久，再报。规格确认完会形成一张带编号的清单，每一项的品名、包装单位、数量都写死，后面按这张单备货。
按确认后的规格出书面报价单，写明单价、数量、金额、包装单位、参考合计、到货时间和结算方式，并标注报价有效期。参考单价随批次和数量变动，以报价单上的数字为准，页面上标的是参考价。报价单通过邮件或微信回传，也可以打印盖章后随货带去。数量或规格有改动，改完出新版报价单，编号跟着更新，避免出现两份价格不一样的单子。
企业对报价单确认后，回复确认件（盖公章的回传或邮件确认均可），我们按确认后的数量冻结备货。这一步同时确认配送时间、收货人和现场联系人电话。数量如果在这一步还要调整，只要还没装车就能改，改完重新确认一次即可；已经装车的按原单送，差额部分下一趟补送或退单，双方按书面记录核对。
按清单从备货区逐项取货，出货前摆开复核一遍，缺项当场补。装箱按部门分箱，箱外贴部门名与清单编号，重件（复印纸整箱）放底层，易压件（本册、档案盒）放上层。广州市区用厢式货车送，出发前电话联系收货人确认有人签收，到现场后配合清点。整箱纸较重，收货方最好安排一处可放托盘或空地的交接点。
现场清点无误后签收，签收单写明实收数量，双方各留一份。之后按签收单与书面报价单核对金额，核对无误开票，款项走对公转账，转账回单发邮箱留底。所有环节都有文字记录：登记需求、规格清单、报价单、确认件、签收单、发票，一套对得上。下一季度配货时可以直接以上一次的清单为底单，按实际消耗增减。